Je hebt goed nagedacht over het ontwerp van een bijeenkomst en daarin een aantal werkvormen gekozen waarvan jij denkt dat ze gaan helpen om een optimaal resultaat te bereiken. Maar ondanks je goede voorbereiding werkt het niet… Deelnemers hebben geen zin in de creatieve vormen die jij hebt uitgedacht of snappen het niet. Hoe komt dat toch?

 In “Het Groot Werkvormen Boek” (2007) beschrijven Sasja Dirkse-Hulscher en Angela Talen een aantal “don’ts” bij het inzetten van werkvormen. Én geven tips voor hoe het wel kan! Een handig spiekbriefje voor iedereen die zich aan het ontwikkelen is als facilitator.

1. Vertellen dat je het vandaag eens helemaal anders gaat doen. Helemaal niet gek dat je dat wilt: je hebt er immers goed over nagedacht, ben trots op je innovatieve aanpak of wilt vertellen dat je niet zeker weet of het werkt, maar het eens wilt uitproberen. Het gevaar hiervan is dat mensen de werkvorm ter discussie stellen of het gevoel krijgen dat de manier waarop zij het normaal gesproken doen “niet goed” is. Tip: gewoon aan de slag gaan. Als je laat zien dat jij er in gelooft, helpt dat deelnemers ook om echt mee te doen.
2. Zelf passiviteit uitstralen terwijl je een actieve houding van deelnemers verwacht. Jouw gedrag heeft veel invloed op dat van de groep. Dus als je zittend uitlegt dat mensen straks moeten gaan staan past dat niet bij wat je wilt. Actief de beweging inzetten en mensen direct uitnodigen om die beweging ook te gaan doen werkt beter. Of open zijn en feedback serieus nemen als je dat ook van deelnemers verwacht.
3. In één keer diverse stappen uitleggen die je van de deelnemers vraagt. Mensen raken dan de draad kwijt en worden onzeker over wat er van ze verwacht wordt. Beter is om de werkvorm stap voor stap uit te leggen en bij elke stap aan te geven waarom die stap belangrijk is.
4. Met deelnemers in discussie gaan over de gekozen werkvorm. Het gebeurt vaak dat deelnemers niet zo zien waarom een bepaalde vorm handig is: “dat kost toch veel tijd, laten we gewoon…”. Een discussie levert dan meestal weinig op. Wat wel werkt is voorstellen om het uit te proberen, en te onderzoeken of het werkt zoals je bedacht hebt. Dirkse-Hulscher en Talen geven een handige voorbeeldzin die je in zulke situaties kunt gebruiken: “Ik beluister dat je twijfels hebt over de vorm die ik nu ga doen. Ik wil dit nu afmaken, maar kom tussentijds even bij je terug om te kijken hoe het verloopt en wat we eruit halen”. En het dan gewoon gaan doen!

Wij voegen er nog een vijfde don’t aan toe: vertellen wat je allemaal niet gaat doen en wie er niet zijn en wat je eigenlijk had willen doen maar niet gelukt is. Onderzoek naar breinleren toont aan dat het geheugen het woord “niet” niet opslaat en mensen dus weinig kunnen met deze boodschap. Bovendien focus je door de niet-boodschap op dat wat er niet is in plaats van wat er wel is: mensen die gekomen zijn en die met jou en elkaar aan het werk willen.

 Dirkse-Hulscher, S. & Talen, A. (2007). Het Groot Werkvormen Boek. Den Haag: SDU.

Er zijn tal van boeken, artikelen en websites met verzamelingen werkvormen voor bijeenkomsten. Dus als je eens een bijeenkomst anders wilt maken dan anderen is er inspiratie genoeg. Maar hoe gebruik je werkvormen op zo’n manier dat je het resultaat behaalt dat je wilt halen? Wanneer kies je voor welke werkvorm? Wat moet je vooral niet doen? Sasja Dirkse-Hulscher en Angela Talen hebben in “Het Groot Werkvormen Boek” (2007) naast een verzameling van 120 werkvormen ook beschreven waar je aan moet denken als je werkvormen inzet. Met goede tips voor iedereen die bijeenkomsten effectiever wil maken door met werkvormen aan de slag te gaan.

Om maar eens te beginnen bij het begin: waarom zou je eigenlijk energie stoppen in het bedenken van goede werkvormen voor een bijeenkomst, in plaats van gewoon een powerpoint te laten zien? Dirkse-Hulscher en Talen noemen verschillende redenen, waaronder onder andere:

1. Omdat mensen maar 10 minuten geconcentreerd kunnen luisteren. Dat betekent niet dat ze daarna niet weer concentratie kunnen opbrengen, maar wél dat de spanningsboog onderbroken wordt en er iets anders nodig is om de aandacht vast te houden.
2. Omdat mensen meer onthouden als inhoud zelf wordt ervaren. In het Groot Werkvormen Boek wordt onderzoek van Whitmore aangehaald die heeft ontdekt dat mensen significant meer van de inhoud van een bijeenkomst onthouden als ze zelf iets hebben meegemaakt (65%) dan als er alleen iets is uitgelegd (10%) of uitgelegd en voorgedaan (32%).
3. Omdat voor verantwoordelijk gedrag sturing nodig is. Een hele strakke sturing kan ervoor zorgen dat mensen zich geen eigenaar meer voelen van wat ze moeten doen, een hele losse sturing kan ervoor zorgen dat mensen gaan zwemmen. Werkvormen helpen om hierin een middenweg te vinden. Dirkse-Hulscher en Talen zeggen hierover: “Werkvormen maken het mogelijk om enerzijds zelf regie te houden en kaders te geven, en tegelijkertijd ruimte te geven voor invulling door de groep”.
4. Om communicatiepatronen bewust te doorbreken en te sturen. Patronen als niet voortbouwen op elkaar of één iemand die steeds het woord voert en de rest die stil is kun je doorbreken door specifieke vorm te kiezen. Bijvoorbeeld een vorm waarin je voor je iets zegt altijd eerst de ander moet samenvatten.
5. Omdat je eigen voorkeur niet voor iedereen geldt. Iedereen heeft een eigen leerstijl. De een is bijvoorbeeld reflectiever, de ander actiegerichter. Door het inzetten van verschillende werkvormen kun je aansluiten bij deze verschillen en is de kans groter dat deelnemers hun inzichten ook toepassen in de praktijk.

Overtuigend verhaal? Dan komen Dirkse-Hulscher en Talen met een aantal stappen die helpen om een bijeenkomst daadwerkelijk vorm te geven. Het start met het formuleren van je doel. Wat voor soort interactiepatroon wil je? Wil je dat mensen gaan discussieren, iets ervaren, kennisdelen, iets beslissen, vaardigheden oefenen,…? En wanneer ben je tevreden? Wat doen deelnemers dan anders dan ervoor? Vervolgens benoem je welke onderdelen het programma in elk geval moet hebben om dat doel te bereiken. En welke werkvormen daarbij passen. Wat daarbij helpt is in elk geval te bedenken wie de deelnemers en welke werkvormen bij juist deze groep patronen kunnen doorbreken.

Het Groot Werkvormen Boek is een aanrader, zowel vanwege de schat aan werkvormen als door de duidelijke uitleg hoe je die werkvormen kunt gebruiken!

Dirkse-Hulscher, S. & Talen, A. (2007). Het Groot Werkvormen Boek. Den Haag: SDU.

“Faciliteren is als meebewegen met de elementen en het zeilen op de zee.” Al werkend met een groep probeer je zicht te houden op wat er gebeurt, zowel zichtbaar als op de onderstromen. Is iedereen er nog bij met volle aandacht? Heeft de dialoog die gaande is genoeg diepgang? Begrijpen deelnemers de werkvorm die je net hebt voorgesteld? Voelt Kees zich wel voldoende gehoord? Hebben sommigen wellicht last van een lunchdip en is er behoefte aan iets meer activiteit? Dit zijn vragen die je jezelf als facilitator voortdurend stelt. Je observeert, kijkt, interpreteert en doet op basis hiervan een interventie.

Maar hoe werkt dit online?

Je bent misschien lid van een online forum over een onderwerp dat je professioneel aanspreekt? Of je hebt wel eens deelgenomen aan een leertraject waar ook gebruik werd gemaakt van een online platform? Er gaan zich in de toekomst wellicht steeds meer situaties voordoen dat je niet meer alleen in een face-to-face situatie faciliteert, maar dat hier ook online situaties bij komen. Het is dan een boeiende vraag hoe je je faciliteervaardigheden in een face-to-face situatie vertaald naar een online situatie. En wat vraagt online faciliteren specifiek van je?

Als facilitator van een face-to-face bijeenkomst ben je bezig met focus, stimuleren van interactie, ondersteuning, teambuilding, verwijzen, problemen oplossen, tijd bewaken en geven van feedback. Dit is online ook allemaal nodig. Het werkt soms alleen wel anders. Je ziet minder. Er kan een online discussie gaande zijn die iets meer diepgang mag hebben. Het valt je op dat een paar deelnemers tot voor kort online zeer actief waren en al een paar dagen niet meer. Een online gesprek blijft wat theoretisch en zou waardevoller kunnen zijn wanneer het meer toegespitst zou zijn op de praktijk van de deelnemers. Of je ziet dat er een behoorlijk heftige discussie ontstaat die steeds persoonlijk getint is. Naast een ander soort interactie werken deelnemers online ook in een sterk op tekst gebaseerde omgeving, wat eisen stelt aan de vaardigheid van deelnemers om te lezen, betekenis te geven en bij te dragen. De communicatie gaat anders door het gebrek aan non-verbale signalen. En je hebt te maken met de voor- en nadelen van elektronische tools waarmee deelnemers werken.

Wat heb je nodig om online te faciliteren? Vier aspecten noemt Nancy White:

1. Kennis van het faciliteren van groepen, zowel face to face als online;
2. Kennis van ontwerpen. Je bent als facilitator vaak betrokken bij conceptualiseren, ontwerpen en implementeren van de online ruimte. Belangrijk is dit zo te doen dat het tegemoet komt aan de behoefte van de deelnemers. Zij moeten zich er prettig in kunnen bewegen.
3. Goed greep hebben op de behoefte van de groep, aansluiten bij vraagstukken die daar spelen en de manier waarop jij daarin kan bijdragen.
4. Rugzak met werkvormen, tools en processen die je kunt inzetten.

Herkenbaar? Het is vast niet een uitsluitend rijtje. Wel een mooi vertrekpunt voor verdere verkenning.

Faciliteer je wel eens een vergadering of workshop? Een teamsessie of dag op de hei? Vaak is faciliteren van toegevoegde waarde voor de activiteit, sfeer en effectiviteit van een bijeenkomst. Tegelijkertijd is het nog niet zo gemakkelijk altijd. Je hebt te maken met groepen, mensen, eigen interesses, wensen en dynamieken. En een veelheid aan mogelijke interventies om als facilitator uit te kiezen. Vragen als ‘hoe bevorder ik het zelfsturend vermogen van de groep’, ‘hoe bereiken we met elkaar het gewenste resultaat’ en ‘hoe voorkom ik dat we vooral gaan werken met presentaties?’ spelen vast wel eens een rol.

Wij zijn gefascineerd door faciliteren. We doen het volop. We verwonderen ons erover. We leren elke dag weer.

Deze website en weblog gebruiken we als ‘drager’ voor onze inspiratie, gedachten en ideeën over faciliteren. We werken toe naar een ‘leergang faciliteren’ die in september 2010 van start zal gaan. En in ieder geval tot die tijd vind je ons hier. En gaan we hier graag met je in gesprek.

Maaike Smit en Sibrenne Wagenaar